Datenschutzerklärung für TopPos

Soweit in dieser Datenschutzerklärung nicht ausdrücklich etwas anderes angegeben ist, ist Verantwortlicher im Sinne der DSGVO:

Datenschutzanfragen können jederzeit an die oben genannte E-Mail-Adresse gerichtet werden.

Diese Datenschutzerklärung gilt insbesondere für:

• Nutzer der TopPos-App
• Unternehmer und deren Ansprechpartner
• Mitarbeiter und Kassierer, die TopPos verwenden
• Besucher unserer Website
• Personen, die über TopPos digitale Belege abrufen
• Personen, die mit uns Kontakt aufnehmen
• sowie – soweit relevant – Kunden eines Unternehmens, das TopPos als Kassensystem verwendet

TopPos richtet sich primär an Unternehmen und gewerbliche Nutzer.

Bei der Nutzung von TopPos können unterschiedliche datenschutzrechtliche Rollen bestehen.

3.1. TopPos als Verantwortlicher

EL Motion by Emanuel Roider ist insbesondere dann Verantwortlicher, wenn personenbezogene Daten für eigene Zwecke verarbeitet werden, beispielsweise zur Verwaltung eines TopPos-Kundenkontos, zur Vertragsabwicklung, Abonnementverwaltung, Kundenkommunikation, Bereitstellung des Dienstes, IT-Sicherheit, Fehleranalyse, Abrechnung oder Bearbeitung von Supportanfragen.

3.2. TopPos als Auftragsverarbeiter

Unternehmen, die TopPos als Kassensystem verwenden, können innerhalb von TopPos personenbezogene Daten ihrer Mitarbeiter, Kunden oder sonstiger Personen verarbeiten.

In diesen Fällen bestimmt grundsätzlich das jeweilige Unternehmen Zweck und Umfang der Verarbeitung und ist datenschutzrechtlich Verantwortlicher. TopPos bzw. EL Motion verarbeitet diese Daten insoweit im Auftrag des jeweiligen Unternehmens.

Soweit gesetzlich erforderlich, erfolgt eine solche Verarbeitung auf Grundlage einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Wenn Sie beispielsweise Mitarbeiter eines Unternehmens sind, das TopPos verwendet, oder Kunde eines solchen Unternehmens sind, ist für Fragen bezüglich der durch dieses Unternehmen erhobenen Daten grundsätzlich zunächst das jeweilige Unternehmen Ihr Ansprechpartner.

Abhängig von der tatsächlichen Nutzung und den aktivierten Funktionen können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden.

4.1. Unternehmens- und Kontodaten

Dazu können insbesondere gehören: Firmenname, Geschäftsanschrift, Kontaktinformationen, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Unternehmens- oder Kundennummern, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, steuerliche Angaben, Betriebsstätten, Kassendaten, Terminalinformationen sowie sonstige vom Kunden bereitgestellte Stammdaten.

4.2. Benutzer- und Mitarbeiterdaten

Wenn innerhalb eines Unternehmens Benutzer oder Kassierer eingerichtet werden, können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden: Name, Benutzername, Benutzerkennung, Rolle, Berechtigungen, Login-Informationen, technische Authentifizierungsinformationen sowie Zuordnungen zu Unternehmen, Standort, Kasse oder Terminal.

Passwörter oder vergleichbare Zugangsinformationen werden, soweit technisch vorgesehen, nicht im Klartext gespeichert.

4.3. Verkaufs- und Transaktionsdaten

Bei der Nutzung von TopPos als Kassensystem werden insbesondere Informationen über Geschäftsvorgänge verarbeitet. Dazu können gehören: Verkaufszeitpunkt, Produkte und Leistungen, Preise, Rabatte, Steuersätze, Steuerbeträge, Gesamtbetrag, Zahlungsart, Kassierer, Terminal, Stornos, Rückerstattungen, Schichten, Belegnummern und sonstige für die Durchführung oder Dokumentation eines Verkaufsvorgangs erforderliche Informationen.

Diese Daten sind nicht zwangsläufig personenbezogen. Ein Personenbezug kann jedoch insbesondere dann entstehen, wenn ein Vorgang mit einem Kunden, Mitarbeiter oder einer anderen identifizierbaren Person verknüpft wird.

4.4. Beleg- und Fiskalisierungsdaten

Bei Nutzung der österreichischen RKSV-Fiskalisierungsfunktion können insbesondere verarbeitet werden: Kassenidentifikationsdaten, Unternehmensdaten, Belegdaten, Beträge, Steuerinformationen, Zeitpunkte, Belegnummern, Signaturinformationen, RKSV-relevante Daten, Informationen für das Datenerfassungsprotokoll sowie sonstige zur gesetzeskonformen Fiskalisierung erforderliche Daten.

4.5. Zahlungsinformationen

Bei Barzahlungen verarbeitet TopPos die für den Verkauf erforderlichen Informationen wie Zahlungsbetrag, erhaltenen Betrag und gegebenenfalls Wechselgeld.

Wenn externe Kartenzahlungs- oder Zahlungsdienste verwendet werden, erfolgt die eigentliche Verarbeitung sensibler Zahlungsdaten grundsätzlich durch den jeweiligen Zahlungsdienstleister.

TopPos erhält in diesem Zusammenhang in der Regel nur jene Informationen, die notwendig sind, um eine Zahlung dem Verkauf zuzuordnen, beispielsweise Zahlungsstatus, Betrag, Transaktionsreferenz, Zahlungsart, Zeitpunkt oder sonstige technische Zahlungsinformationen.

Vollständige Kreditkarteninformationen wie vollständige Kartennummer oder CVV werden von TopPos grundsätzlich nicht benötigt und nicht als Teil des regulären Kassendatensatzes gespeichert.

4.6. Abonnement- und App-Store-Daten

Wenn ein TopPos-Abonnement über den Apple App Store abgeschlossen wird, verarbeitet Apple die eigentliche Zahlung.

TopPos kann von Apple insbesondere Informationen über Abonnementstatus, gebuchtes Produkt, Laufzeit, Transaktions- oder Kaufreferenzen, Kaufbelege, Rückerstattungsinformationen sowie bestimmte technische Abonnementinformationen erhalten.

TopPos erhält über die normale App-Store-Abwicklung keine vollständigen Kreditkarten- oder Bankdaten des Apple Accounts.

4.7. Geräte- und technische Daten

Zur Bereitstellung, Synchronisierung, Sicherheit und Fehleranalyse können insbesondere verarbeitet werden: Gerätekennung, Terminalkennung, App-Version, Betriebssystemversion, Gerätetyp, Zeitpunkt von Zugriffen, IP-Adresse, Synchronisationsinformationen, technische Statusinformationen, Fehlermeldungen sowie sicherheitsrelevante Protokolldaten.

4.8. Support- und Kommunikationsdaten

Wenn Sie uns kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Informationen. Dies können beispielsweise Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen, Inhalt der Anfrage, Screenshots, technische Informationen und sonstige freiwillig übermittelte Informationen sein.

TopPos ist teilweise für eine lokale bzw. Offline-Nutzung ausgelegt. Bestimmte Kassendaten können daher zunächst lokal auf dem verwendeten Gerät gespeichert werden.

Soweit Cloud-Synchronisierung aktiviert und technisch verfügbar ist, können relevante Daten anschließend mit den TopPos-Backend-Systemen synchronisiert werden.

Der Kunde ist dafür verantwortlich, seine Geräte angemessen vor unbefugtem Zugriff zu schützen, insbesondere durch Gerätesperre, sichere Zugangsdaten und aktuelle Betriebssystemversionen.

Das Löschen der App vom Gerät bedeutet nicht automatisch, dass gesetzlich aufzubewahrende oder bereits synchronisierte Daten auf den Servern gelöscht werden.

Personenbezogene Daten werden ausschließlich verarbeitet, wenn hierfür eine entsprechende Rechtsgrundlage besteht.

Vertragserfüllung – Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

Daten werden verarbeitet, soweit dies für die Bereitstellung von TopPos, die Verwaltung des Kundenkontos, die Durchführung des Vertrags, die Bereitstellung gebuchter Funktionen oder die Bearbeitung von Supportanfragen erforderlich ist.

Gesetzliche Verpflichtungen – Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO

Bestimmte Daten können verarbeitet oder aufbewahrt werden, um steuerliche, unternehmensrechtliche, buchhalterische oder sonstige gesetzliche Verpflichtungen zu erfüllen. Dies betrifft insbesondere steuerlich relevante Belege und Aufzeichnungen.

Berechtigte Interessen – Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Eine Verarbeitung kann außerdem aufgrund berechtigter Interessen erfolgen, insbesondere zur Gewährleistung der IT- und Systemsicherheit, zur Verhinderung von Missbrauch und Betrug, zur Fehleranalyse, zur Verbesserung der Stabilität der Anwendung, zur Durchsetzung oder Abwehr rechtlicher Ansprüche sowie zur Verwaltung und Weiterentwicklung unserer Dienstleistungen.

Dabei werden die Interessen und Grundrechte der betroffenen Personen berücksichtigt.

Einwilligung – Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO

Soweit für bestimmte Verarbeitungsvorgänge eine Einwilligung erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung erst nach entsprechender Zustimmung. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

TopPos wird über den Apple App Store vertrieben. Für den Download der App, In-App-Käufe und Abonnements verarbeitet Apple personenbezogene Daten in eigener Verantwortung.

Apple kann TopPos bestimmte Informationen zu Abonnements, Transaktionen, Kaufbelegen und Rückerstattungen zur Verfügung stellen.

Für die Verarbeitung durch Apple gelten die Datenschutzbestimmungen von Apple. Weitere Informationen:

https://www.apple.com/legal/privacy/

TopPos kann optional externe Zahlungsdienstleister integrieren. Hierzu kann insbesondere SumUp gehören.

Wenn ein Unternehmen SumUp für Kartenzahlungen oder Tap to Pay verwendet, verarbeitet SumUp für die Durchführung und Absicherung der Zahlung entsprechende Zahlungs- und Transaktionsdaten. SumUp kann für bestimmte Verarbeitungsvorgänge selbst datenschutzrechtlich Verantwortlicher sein.

TopPos erhält grundsätzlich nur jene Zahlungsinformationen, die zur Zuordnung und Dokumentation der Zahlung innerhalb des Kassensystems erforderlich sind.

Für die Verarbeitung personenbezogener Daten durch SumUp gelten zusätzlich die Datenschutzbestimmungen von SumUp.

Für die optionale österreichische RKSV-Fiskalisierung kann TopPos den externen Fiskalisierungsdienst Kasseneck einsetzen. Kasseneck wird von Post Now e.U., Salzburg, Österreich, betrieben.

Im Rahmen der Fiskalisierung können erforderliche Kassen-, Unternehmens-, Beleg-, Transaktions- und Signaturdaten an Kasseneck übertragen und dort verarbeitet werden. Hierzu können insbesondere Daten für die RKSV-Signierung und das Datenerfassungsprotokoll gehören.

Die Übermittlung erfolgt ausschließlich, soweit die Fiskalisierungsfunktion aktiviert wurde und die Verarbeitung zur Bereitstellung der entsprechenden Funktion erforderlich ist.

Gesetzlich vorgeschriebene fiskalische Daten können auch nach Beendigung des TopPos-Kontos nicht vor Ablauf der jeweiligen gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gelöscht werden.

TopPos verwendet Supabase als technische Infrastruktur unter anderem für Backend-, Datenbank-, Authentifizierungs- und Synchronisierungsfunktionen.

Dabei können insbesondere Kundenkonten, Unternehmensdaten, Kassendaten, Benutzerinformationen, Transaktionsdaten und technische Informationen verarbeitet werden. Supabase verarbeitet Daten im Rahmen seiner vertraglichen Leistungen für TopPos.

Je nach technischer Konfiguration, gewählter Serverregion und eingesetzten Unterauftragsverarbeitern können Daten innerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums sowie in bestimmten Fällen außerhalb davon verarbeitet werden.

Bei Drittlandübermittlungen werden die nach der DSGVO erforderlichen Schutzmechanismen eingesetzt, insbesondere Angemessenheitsbeschlüsse oder geeignete vertragliche Garantien wie Standardvertragsklauseln, soweit erforderlich.

Für Teile unserer Web-Infrastruktur, Website und die technische Bereitstellung bestimmter Webfunktionen bzw. digitaler Belege kann Vercel eingesetzt werden.

Bei einem Zugriff können insbesondere folgende technische Daten verarbeitet werden: IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs, aufgerufene Ressource, Geräte- und Browserinformationen sowie technisch erforderliche Server- und Sicherheitsinformationen.

Vercel betreibt eine international verteilte Infrastruktur. Daher kann eine Verarbeitung personenbezogener Daten auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums stattfinden.

Soweit erforderlich, erfolgt eine solche Übermittlung auf Grundlage der von der DSGVO vorgesehenen Garantien, insbesondere Angemessenheitsbeschlüssen oder Standardvertragsklauseln.

TopPos kann digitale Belege bereitstellen. Dabei kann ein Beleg über einen individuellen Link oder QR-Code zugänglich gemacht werden.

Der Betreiber der jeweiligen Kasse ist dafür verantwortlich, digitale Belege nur im vorgesehenen Umfang bereitzustellen und personenbezogene Informationen nur dann auf Belegen zu erfassen, wenn hierfür eine entsprechende Rechtsgrundlage besteht.

Beim Abruf eines digitalen Belegs können technisch erforderliche Informationen wie IP-Adresse, Zeitpunkt und Serveranfrage verarbeitet werden.

Belegdaten werden entsprechend den gesetzlichen Anforderungen und den jeweiligen Aufbewahrungspflichten gespeichert.

Wir speichern personenbezogene Daten grundsätzlich nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Kundenkonto- und Vertragsdaten werden grundsätzlich für die Dauer des Vertragsverhältnisses gespeichert und anschließend gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.

Steuerlich und buchhalterisch relevante Bücher, Aufzeichnungen und Belege müssen nach österreichischem Recht grundsätzlich sieben Jahre aufbewahrt werden. In bestimmten Fällen kann eine längere Aufbewahrung erforderlich sein, etwa wenn Unterlagen für ein laufendes Verfahren relevant sind.

Fiskalisierungs- und RKSV-relevante Daten werden entsprechend den jeweils geltenden gesetzlichen Vorgaben aufbewahrt.

Technische Protokoll- und Sicherheitsdaten werden nur so lange gespeichert, wie dies für Betrieb, Fehleranalyse und Sicherheit erforderlich ist, sofern keine längere Speicherung aufgrund eines konkreten Sicherheitsvorfalls oder einer gesetzlichen Verpflichtung erforderlich ist.

Supportkommunikation wird so lange gespeichert, wie dies zur Bearbeitung der Anfrage sowie zur Wahrung berechtigter rechtlicher Interessen erforderlich ist.

Ein TopPos-Konto kann – soweit innerhalb der App vorgesehen – über die entsprechende Kontolöschfunktion oder durch Kontaktaufnahme mit uns gelöscht werden. Anfragen können an folgende Adresse gerichtet werden:

tronotales@gmail.com

Mit der Kontolöschung werden personenbezogene Daten gelöscht oder anonymisiert, soweit keine gesetzliche Verpflichtung oder andere zulässige Rechtsgrundlage für eine weitere Speicherung besteht.

Insbesondere steuerlich oder fiskalisch vorgeschriebene Belege und Aufzeichnungen können aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten nicht vorzeitig gelöscht werden.

Die Löschung eines TopPos-Kontos beendet nicht automatisch ein über den Apple App Store abgeschlossenes Abonnement. Ein Apple-Abonnement muss separat über die Abonnementverwaltung des jeweiligen Apple Accounts gekündigt werden.

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nur an solche Empfänger weitergegeben, wenn dies zur Bereitstellung unserer Leistungen, zur Vertragserfüllung, aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen oder aufgrund einer sonstigen zulässigen Rechtsgrundlage erforderlich ist.

Zu den Empfängern können insbesondere gehören: IT- und Hostingdienstleister, Cloud- und Datenbankanbieter, Apple, Zahlungsdienstleister wie SumUp, Fiskalisierungsdienstleister wie Kasseneck, professionelle Berater sowie Behörden oder Gerichte, sofern eine gesetzliche Verpflichtung zur Offenlegung besteht.

Dienstleister, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, werden entsprechend den gesetzlichen Anforderungen eingebunden.

Einige von uns eingesetzte Dienstleister haben ihren Sitz außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums oder nutzen internationale technische Infrastrukturen.

In solchen Fällen achten wir darauf, dass für die Übermittlung personenbezogener Daten ein nach der DSGVO zulässiger Mechanismus besteht.

Dies kann insbesondere ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission oder der Abschluss von Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO sein.

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten gegen Verlust, Manipulation, unberechtigten Zugriff oder sonstige unrechtmäßige Verarbeitung zu schützen.

Dazu gehören je nach System insbesondere Zugriffsbeschränkungen, rollenbasierte Berechtigungen, sichere Authentifizierungsverfahren, verschlüsselte Datenübertragung, Protokollierung sicherheitsrelevanter Ereignisse sowie technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen bei unseren Infrastrukturpartnern.

Trotz dieser Maßnahmen kann kein elektronisches System eine absolute Sicherheit gewährleisten.

TopPos führt grundsätzlich keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen im Sinne des Art. 22 DSGVO durch, die gegenüber einer betroffenen Person rechtliche Wirkung entfalten oder sie in vergleichbarer Weise erheblich beeinträchtigen.

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht auf:

• Auskunft über die verarbeiteten personenbezogenen Daten gemäß Art. 15 DSGVO
• Berichtigung unrichtiger Daten gemäß Art. 16 DSGVO
• Löschung personenbezogener Daten gemäß Art. 17 DSGVO
• Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO
• Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO
• sowie Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen gemäß Art. 21 DSGVO

Wenn eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, kann diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns unter:

tronotales@gmail.com

Zur Bearbeitung einer Anfrage kann es erforderlich sein, die Identität der anfragenden Person angemessen zu überprüfen.

Wenn TopPos Daten ausschließlich im Auftrag eines anderen Unternehmens verarbeitet, kann die Anfrage gegebenenfalls an das datenschutzrechtlich verantwortliche Unternehmen weitergeleitet werden.

Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. In Österreich ist dies:

Unabhängig davon können Sie sich jederzeit direkt an uns wenden:

tronotales@gmail.com

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich unsere Dienstleistungen, technische Systeme, eingesetzte Dienstleister oder rechtliche Anforderungen ändern.

Die jeweils aktuelle Version wird über die TopPos-Website bzw. innerhalb der App bereitgestellt.

Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Nutzer, soweit dies gesetzlich erforderlich oder aufgrund der Art der Änderung angemessen ist.

Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Verarbeitung personenbezogener Daten: